Domicílio Judicial Eletrônico: a importância do monitoramento adequado para prevenção de riscos processuais

Embora o Domicílio Judicial Eletrônico (“DJE”) já faça parte da rotina das empresas há algum tempo, ainda são frequentes as dúvidas sobre sua utilização e, principalmente, sobre a responsabilidade pelo acompanhamento das comunicações recebidas por meio da plataforma.

Como as comunicações são encaminhadas diretamente à pessoa jurídica cadastrada no sistema, é fundamental que existam procedimentos internos para o seu acompanhamento e tratamento tempestivo.

Com o objetivo de esclarecer os principais aspectos relacionados ao tema, preparamos este breve material sobre o funcionamento do DJE, os riscos associados à ausência de monitoramento e as medidas que podem ser adotadas para reduzir contingências.

O que é o DJE?

O DJE é uma plataforma criada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) para centralizar o envio de citações, intimações e outras comunicações processuais destinadas às pessoas jurídicas.

Por meio da ferramenta, os tribunais podem encaminhar comunicações eletrônicas diretamente às empresas, substituindo, em diversos casos, as formas tradicionais de comunicação processual.

A empresa é obrigada a monitorar o sistema?

Sim. Além da necessidade de manter o cadastro atualizado, as empresas devem estabelecer procedimentos internos com vistas ao monitoramento periódico da plataforma e ao tratamento tempestivo das comunicações recebidas.

Na prática, o simples fato de a empresa possuir um escritório externo responsável pelo acompanhamento de processos não afasta a necessidade de controle interno do DJE. Isso porque a comunicação pode ser considerada válida mesmo que ainda não tenha sido encaminhada ao advogado responsável pela demanda.

Quais são os riscos da falta de acompanhamento?

A ausência de monitoramento adequado do DJE pode resultar em consequências processuais relevantes, tais como:

• perda de prazos processuais;
• revelia e presunção de veracidade dos fatos alegados pela parte adversa, quando cabíveis;
• aplicação de penalidades; 
• dificuldade de apresentação de defesa e produção de provas; 
• adoção de medidas judiciais sem que a empresa tenha tido oportunidade de se manifestar tempestivamente.

O escritório de advocacia acompanha essas publicações?

Os escritórios de advocacia normalmente acompanham os processos sob sua responsabilidade por meio dos sistemas processuais e dos canais de publicação aplicáveis a cada caso. Contudo, as comunicações recebidas no DJE são direcionadas à própria empresa. Por essa razão, é fundamental que exista um fluxo interno para monitoramento da plataforma e encaminhamento imediato das notificações recebidas às áreas responsáveis e ao escritório responsável pela condução do caso.

Em outras palavras, o acompanhamento realizado pelo escritório não substitui o dever da empresa de controlar as comunicações recebidas em seu próprio DJE.

Boas práticas para mitigação de riscos

Para evitar riscos, é recomendável que as empresas:

• verifiquem a regularidade de seu cadastro no sistema;
• mantenham os dados de contato atualizados; 
• designem responsáveis internos pelo monitoramento da plataforma;
• estabeleçam uma rotina de verificação periódica das comunicações recebidas;
• criem um procedimento formal de encaminhamento das notificações ao escritório externo; e
• mantenham um registro das providências adotadas em relação a cada comunicação recebida.

A implementação dessas medidas tende a reduzir significativamente o risco de perda de prazo, de adoção tardia de medidas processuais e de aplicação de multa por ato atentatório à dignidade da Justiça.

A equipe de Trabalhista do Demarest permanece à disposição para avaliar os procedimentos de monitoramento das comunicações recebidas pelo DJE e esclarecer eventuais dúvidas.