Edital SUSEP dispõe sobre o prazo para guarda de documentos e armazenamento de documentos das operações de seguro

A Superintendência de Seguros Privados (SUSEP) colocou em consulta pública o Edital nº 06/2020, apresentando minuta de nova Circular que regulamenta o prazo para guarda de documentos e dispõe sobre armazenamento de documentos das operações de seguro, cosseguro, resseguro, capitalização, retrocessão, previdência complementar aberta e de intermediação.

Se promulgada, a aludida norma revogará a Circular SUSEP nº 74/1999 e promoverá diversas alterações, dentre as quais destacamos as principais no quadro comparativo abaixo:

 

Circular SUSEP nº 74/1999

Minuta

Estabelece normas às sociedades seguradoras, entidades abertas de previdência, sociedades de capitalização e as corretoras de seguros, previdência privada aberta e capitalização.É mais abrangente, pois, além de contemplar todas as figuras constantes na Circular 74/1999, inclui os resseguradores locais, escritórios de representação no país de resseguradores admitidos, estipulantes e intermediários, estes definidos como os responsáveis pela angariação, promoção, intermediação ou distribuição de produtos de seguros, de resseguro, de capitalização ou de previdência complementar aberta, tais como os corretores, representantes, entre outros.

 

 

Apresenta, no art. 2º, incisos I, II e III, separadamente, os róis dos documentos relacionados a títulos de capitalização, contratos de seguro e contratos previdenciários, respectivamente.

 

Apresenta um rol único e mais amplo, válido para todas as operações, sem a subdivisão anteriormente apresentada (títulos de capitalização, contratos de seguro e contratos previdenciários).
 

Estabelece, nos arts. 3º a 7º, prazos mínimos distintos para guarda de documentos, sendo de 5 anos para contratos de seguros de bens e de 20 anos para título de capitalização, contratos de seguro de pessoas e contratos previdenciários, ficando suspensa a contagem do prazo caso haja tramitação de processo administrativo ou judicial.

 

Estabelece, nos arts. 3º e 4º, um prazo mínimo de 5 anos comum a todas as operações para guarda de documentos, independentemente de sua natureza ou forma (digital ou físico), ficando suspenso caso haja decretação de liquidação extrajudicial de alguma das figuras, ou caso haja tramitação de processo judicial ou administrativo.
É omissa quanto à eliminação dos documentos e estabelece que os documentos devem ser guardados em vias originais ou cópias microfilmadas, sendo facultada a gravação eletrônica ou magnética dos documentos. 

Possibilita a eliminação definitiva de documentos físicos que forem digitalizados ou microfilmados, bem como que os documentos digitais devem ser armazenados em qualquer meio de gravação que possibilite a confirmação de autenticidade, sendo dispensada a sua impressão.

 

É omissa quanto à exigência de procedimentos de controle e governança dos documentos. 

Prevê procedimentos de controle e governança, especificamente para os documentos digitalizados, que deverão ter cópias de segurança armazenadas em localização distinta, com acessos rastreáveis, controláveis e com trilha de auditoria.

 

 

A íntegra da Minuta de Circular pode ser acessada neste link. Os interessados podem enviar comentários ou sugestões ao texto por meio de mensagem eletrônica dirigida ao endereço corac.rj@susep.gov.br até 12/05/2020, por meio do preenchimento do quadro específico padronizado.

A equipe de Seguros e Resseguros do Demarest acompanhará o desenvolvimento dessa consulta até a publicação do texto final, ficando à disposição para prestar quaisquer esclarecimentos sobre o tema.