Circular SUSEP nº 605/2020: Prazo para guarda de documentos das operações de seguro, cosseguro, resseguro, capitalização, retrocessão, previdência complementar aberta e intermediação

Em 29 de maio de 2020, foi publicada a Circular SUSEP nº 605/2020, que regulamenta o novo prazo para guarda de documentos e dispõe sobre armazenamento de documentos das operações de seguro, cosseguro, resseguro, capitalização, retrocessão, previdência complementar aberta e intermediação.

O novo normativo revoga a Circular SUSEP nº 74/1999, que tratava sobre o assunto, e promove uma série de alterações, que podem ser verificadas no quadro comparativo abaixo:

 

Circular SUSEP nº 74/1999Circular SUSEP nº 605/2020
Englobava as sociedades seguradoras, entidades abertas de previdência, sociedades de capitalização e as corretoras de seguros, previdência privada aberta e capitalização.É mais abrangente, pois, além de contemplar todas as figuras constantes na Circular 74/1999, inclui os resseguradores locais, escritórios de representação no país de resseguradores admitidos, estipulantes e intermediários, estes definidos como os responsáveis pela angariação, promoção, intermediação ou distribuição de produtos de seguros, de resseguro, de capitalização ou de previdência complementar aberta, tais como os corretores, representantes, entre outros.
Apresenta, no art. 2º, incisos I, II e III, separadamente, os róis dos documentos relacionados a títulos de capitalização, contratos de seguro e contratos previdenciários, respectivamente.Apresenta um rol único e mais amplo, válido para todas as operações, sem a subdivisão anteriormente apresentada.
Estabelece, nos arts. 3º a 7º, prazos mínimos distintos para guarda de documentos, sendo de 5 anos para contratos de seguros de bens e de 20 anos para título de capitalização, contratos de seguro de pessoas e contratos previdenciários, ficando suspensa a contagem do prazo caso haja tramitação de processo administrativo ou judicial.Estabelece, nos arts. 3º e 4º, um prazo mínimo de 5 anos comum a todas as operações para guarda de documentos, independentemente de sua natureza ou forma (digital ou físico), contados a partir da data da prática do ato, do término de vigência do contrato ou da extinção de obrigações dele decorrentes, a que for mais recente, ficando suspenso caso haja decretação de liquidação extrajudicial de alguma das figuras, ou caso haja tramitação de processo judicial ou administrativo.
É omissa quanto à eliminação dos documentos e estabelece que os documentos devem ser guardados em vias originais ou cópias microfilmadas, sendo facultada a gravação eletrônica ou magnética dos documentos.Possibilita a eliminação definitiva de documentos físicos que forem digitalizados ou microfilmados, bem como que os documentos digitais devem ser armazenados em qualquer meio de gravação que possibilite a confirmação de autenticidade, sendo dispensada a sua impressão.
É omissa quanto à exigência de procedimentos de controle e governança dos documentos.Prevê procedimentos de controle e governança, especificamente para os documentos digitalizados, que deverão ter cópias de segurança armazenadas em localização distinta, com acessos rastreáveis, controláveis e com trilha de auditoria. Além disso, determina que a auditoria interna da companhia deve se certificar, periodicamente, se os procedimentos para guarda de documentos estão sendo observados. Por fim, estabelece que os contratos de serviço de digitalização com terceiros devem conter permissão de acesso para a SUSEP a todas as documentações.

 

Uma das principais alterações promovidas pela nova Circular se refere à determinação do prazo mínimo de 5 (cinco) anos comum para guarda de documentos de todas as operações supervisionadas pela SUSEP.

Essa mudança impacta diretamente as companhias atuantes no ramo do seguro de pessoas e aquelas que comercializam títulos de capitalização e planos de previdência complementar, diante da significativa redução do prazo previsto na Circular revogada (20 anos).

A nosso ver, a redução deste prazo é positiva, uma vez que o prazo anterior (de 20 anos) era excessivamente extenso e onerava as companhias com a obrigação de guardar documentos por muitos anos além do necessário, se observados os prazos prescricionais aplicáveis.

Aliás, com a nova regulamentação, o prazo prescricional se torna um ponto de atenção às companhias supervisionadas pela SUSEP. Isso porque, para fins regulatórios, a guarda de documentos por 5 anos é suficiente e atende a determinação da Autarquia.

No entanto, em determinadas situações, o prazo prescricional da pretensão do segurado ou de terceiros contra o segurado pode estender a obrigação das companhias de guarda de documentos além deste prazo.

É o caso, por exemplo, do beneficiário do seguro de vida, cujo prazo prescricional é de 3 anos, e da pretensão do terceiro contra um segurado de apólice de responsabilidade civil, que pode variar de 3 a 10 anos. Este prazo, por sua vez, pode ser interrompido através de protesto ou notificação judicial (art. 202 do Código Civil).. Assim, a demanda contra a seguradora certamente pode ser ajuizada após os cinco anos durante os quais havia a obrigação de guarda dos documentos relacionados às operações de seguro.

Não obstante, o Superior Tribunal de Justiça já se manifestou no sentido de que o prazo prescricional do beneficiário de seguro habitacional é de 10 anos[1], com fulcro no artigo 205 do Código Civil. Também nesta hipótese o prazo prescricional supera o prazo regulatório de guarda dos documentos.

Assim, embora a observância ao prazo de 5 anos para guarda de documentos trazido pela nova Circular nº 605/2020 seja suficiente no âmbito regulatório, entendemos que há situações em que a seguradora deverá ter acesso aos documentos de suas operações por um período mais  longo para os fins de discussão de cobertura, devendo, para tanto, adotar procedimentos de digitalização e controle dos documentos a fim de se resguardar por um período maior.

A equipe de Seguros e Resseguros do Demarest está à disposição para auxiliá-los na implementação de procedimentos relacionados às mudanças trazidas pela Circular nº 605/2020, assim como para prestar quaisquer esclarecimentos adicionais que se façam necessários.

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[1] REsp 1.694.257/SP